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建立勞動合同管理臺帳
建立各類臺帳、妥善分類保管、全面詳盡分析是勞動合同管理的一項基礎工作。
企業組織結構不同、規模不同，臺帳的種類要求、類目粗細等都存在比較大的差異。
臺帳種類的確定與記錄必須堅持簡明、準確、及時和穩定的原則。
一般應包括：
1、 員工登記表 （個人信息資料）
2、 勞動合同臺帳 （勞動關系的變化）
3、 員工統計表 （組織結構的調整）
4、 專項協議臺帳 （特殊情況管理）
5、 社會保險及醫療期臺帳 （保障員工權益）
6、 員工培訓臺帳 （保障企業效益）
7、 終止和解除勞動關系臺帳 （管理績效）
8、 其他必要的臺帳 （投入產出分析管理，人力資源發展規劃管理）
關于勞動合同管理臺帳的說明
1、 按照登記表要求填寫單位全稱等內容，并牢記單位編號。
2、領回表后，將本單位所有簽訂《勞動合同》人員信息填寫。
以后只要有新招、調入、續訂、變更、解除、中止、終止、退休等情況，應將變化的內容填寫。
同時制作電子版，表格用excel：8號字、行高14.25，列寬為最合適列寬，項目內容18項不能缺。
3、各代理單位每次辦理勞動鑒證時應將電子版同時提供給四方區人才交流服務中心。
合同臺賬登記管理辦法
第一章 總 則
第一條目的為加強和細化合同臺賬資料，規范企業各類合同臺賬的管理，根據《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》，特制定本辦法。
第二條原則
凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，按照“一合同、兩表格、一編號”的原則進行整理。
第三條 適用范圍
本規則除特別指明外，適用于：
一、宏信（鄭州）置業有限公司合同管理制度和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》所涉管理業務范圍內的合同；
二、公司或者公司指定主體作為一方當事人簽訂的所提交法務部審查的合同。
第四條定義
各承辦部門所確定的管理人員負責的合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。
第五條 組織和職責
一、各承辦部門是本制度的主導部門，負責確定人員，負責合同文檔管理，負責文檔的形成、積累、整理、歸檔，確保文檔的完整性和有效利用性。
二、公司法務部門負責在該過程中，協助各承辦部門對合同登記臺賬的管理工作，進行指導和檢查。
第二章具體實施
第六條登記模式
合同臺賬采用總分帳的表格式管理，所有合同建立總賬、各承辦人建立分賬，每份合同都要填寫建立檔案，填寫表格。
第七條總分臺賬的具體登記主體
一、合同總賬登記
1、開發公司由本公司綜合部負責管理登記；
2、新星建筑公司由本公司綜合部負責登記管理；
3、商都公司、滿園紅木、萬興珠寶由本公司辦公室負責登記管理；
4、物業公司由總經理助理負責登記管理；
5、財務中心由本中心工程服務部負責登記管理；
6、行政中心由本中心人力資源部負責登記管理。
二、部門、項目臺賬管理
1、開發公司分別由本公司各部門經理、總工程師登記管理；
2、新星建筑公司分別由本公司各部門經理或項目經理登記管理；
3、商都公司、滿圓紅木、萬興珠寶由各部門經理登記管理；
4、物業公司由本公司總經理助理或項目主任負責登記管理；
5、財務中心由中心各部門經理負責登記管理；
6、行政中心由本中心各部門經理負責登記管理。
第八條合同臺帳應包括以下內容：
（一）合同名稱；
（二）合同主體、簽約方名稱；
（三）合同實質內容（含標的、數量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項）；
（四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；
（五）合同承辦部門、承辦人；
（六）合同簽訂時間；
（七）其他應當記載的重要內容。
第九條合同臺帳應附以下資料：
1、合同正本或副本；
2、對方《企業法人營業執照》和資質等級證明等資料的復印件；
3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書及代理人身份證明；
4、合同相對方報價單、補充合同、會議紀要、往來函電；
5、驗收單、驗收報告、分批分期履行情況記錄、合同履行結算單等。
6、有關的重要資料。
第十條登記時間
各部門的登記管理人員應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬，并對重大合同進行備案審查。
第十一條資料補充
各承辦部門的合同臺帳管理人員，有權對合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料。
第十二條合同登記編號規則和移交
本辦法所涉及的合同文檔以《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》所規定的辦法進行分類編號。
移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。倘若合同發生變更，則合同編號不予改變。
合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。
第十三條本規則作為《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》的支持文件。
第十四條本辦法發布后提交審查的合同一律適用本辦法。
第十五條各公司可根據經營管理需要，增加有關表格和完善內容，如不適用，請將管理辦法報公司備案。
第十六條 支持文件：《宏信（鄭州）置業有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》。
第四章附則
第十七條實施細則
本制度的未盡事宜，由各部門補充，提請董事長、總經理批準后實施。
第十八條解釋 修改 廢除
本制度的解釋權屬法務部，修改、廢除權屬公司董事長辦公會。第十九條實施時間：本制度實施時間為2013年4月10日。
合同檔案管理制度
第一章 目的第一條 為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責和工作流程，理清檔案流轉過程中的工作手續，規定檔案管理中的人員權限和調檔權限；同時規范公司員工在工作檔案的制作、成形、保存、轉檔、調用等方面的工作行為，協調檔案管理中的問題和矛盾；進一步培養公司員工的工作記錄和建檔管檔意識，特訂立本管理制度。
第二章 適用范圍
第二條 適用公司所有檔案管理與員工。
第三章 檔案管理基本規定
第三條 檔案分類和內容：
（一）技術檔案：包括以為代碼。
（二）銷售部檔案：包括以為代碼。
（三）行政人事檔案包括：包括以為代碼。
（四）財務檔案包括：包括以為代碼。
（五）公司電子檔案：包括以為代碼。
（六）機密檔案: 包括以為代碼
（七）其它檔案: 包括以為代碼
注： 類別 日期識別碼密級
第四條 檔案的編制和要求
（一）檔案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級和正文（如無法確認屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區別管理，），檔案轉入時，管理員有權要求成檔人員確認檔案現狀。檔案入庫，管理員應進行識別并列入目錄。
（二）如編制機密檔案，應識別密級和機要部分的屬性，以確定妥善的保管方式；機密檔案在取得的同時應注明相關作者和涉密人員的姓名，以及有權使用人員的名單、崗位和權限。
（四）檔案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標題、編碼、頁碼、密級和保存年限組成，置于檔案首頁，以便查找。
（五）如需調閱相關檔案，必須事先聯系并取得授權。
共4頁1
第五條 檔案的密級：
（一）公司機密檔案分成三級：秘密、機密和絕密，編碼分別由1、2、3代表，不加密為0，解密后在原密級后加0。經授權的員工可使用秘密級檔案；經總經理授權后的員工可調用機密級檔案；絕密級檔案由總經理親自使用或與授權人員一起使用，總經理不在場時須報總經理同意并進行實時監控。
（二）經公司解密后的檔案，納入一般檔案管理。
第六條 檔案存放管理交接原則
（一）檔案按照建立，每為一卷，統一的編碼在卷首標明，并在檔案封面上注明。
（二）凡交接檔案，要求：先交驗檔案目錄；再抽樣驗收檔案總量的50%，各類比例相當，查驗有否短缺、偽造、標注不明等；再抽取30%的檔案作為流動樣本，驗收是否符合工作流程（查流轉記錄或模擬流轉）。檔案接轉時，雙方應約定最后簽字交接的時間，一般為五個工作日（供接收方查對和交接方介紹的時間）。
第七條 檔案的存、撤、銷、并、分規定和流程
（一）檔案封存，由管理員接收時確定封存檔案的價值和屬性，進而編碼、編目，納入檔案庫；
（二）檔案撤銷，由管理員向相關部門聯系并取得撤檔批示，在目錄上標注撤檔時間，記入撤檔子目，封存六個月后自動銷毀；
（三）檔案銷毀，由管理員備案后，按時銷毀，銷毀時有兩人以上在場實時監控；
（四）檔案合并，由管理員根據檔案的相關性和同類性進行合并，合并后在原目錄和檔案庫里注明合并后的檔案編碼、類別、子目及案卷；
（五）檔案分立，根據檔案的不同屬性和互異性分立，分立后在原目錄和檔案庫里注明分立后的檔案編碼、類別、子目及案卷。
（六） 檔案被其他人員借用或調閱后，管理員應及時索取并按原途徑歸檔，除按規定記錄使用情況外，還應對檔案的完整性、真實性作檢查，并按事實記錄。
（七） 如檔案不符合封存要求或借用前后有異，管理員應陳述理由并查明原因，及時提出要求或采取工作措施，以確保檔案完整、安全。
（八） 檔案調閱，由要求調閱人將相關人員授權證明或本崗位工作需要的證明交給管理員，由管理員要根據所需調閱的檔案的密級程度配合調閱。調閱不同于借用，如需借用，借用人需按規定填寫檔案資料借用單，同時對所借用的資
料的安全性和完整性負責。調閱必須于當天交還，借用可約定日期，超過約定日期需重新檢驗檔案的真實完整性。
（九） 檔案使用后回收，是檔案管理的一個重要環節。管理員要及時驗證檔案的使用后狀態，并對此作好記錄。如發現異常情況，向使用人詢問并作好相關的措施，以保護檔案的安全。
（十）如加密的檔案使用后未及時交還，使用人要給出書面的說明，如有共同使用人，應給出證明。如有泄露，權限審批人負同等責任。
（十一） 檔案限密原則：由檔案制作部門和人員根據檔案的屬性來進行限密，也可由公司領導對檔案進行臨時限密，管理員也可根據檔案的性質進行限密，所有已限密的檔案都必須有相關密級的標識，同時采取相應的保密措施。
（十二） 檔案保存失去其價值，由管理員根據銷毀檔案的程序，報批后銷毀。銷毀時要有兩人以上在場，互相做出證明并在檔案卡上簽名，未解密的檔案一般不銷毀，如有必要，則由相關權限的人員自行銷毀。
第四章 公司機密檔案管理的要則和流程
第一條機密檔案的定義和內容按有關規定執行。管理要求特別嚴格，有明確的涉密規定、權限和手續，嚴格執行機密檔案管理規定。
第二條檔案編制要求定期存盤，定期檢驗，定期匯總并移交封存。交接時要求有兩人以上監交。對有限密規定和技術含量的必須有一人以上具有相關技術能力的員工或專家進行技術鑒定。
第三條檔案管理中，定期進行匯總和會審。會審時嚴格執行限密規定，無權限人員不能全部閱讀資料，局部閱讀人員要求在解職后履行兩年以上的保密和不競爭義務。
第四條機密檔案和卷宗在封存保管理期間由管理員負責保密和管理，其他無關或無相關權限的人員不能對其實行任何意義上的閱借檔案要求。
第五條檔案解密和銷毀時必須有兩人以上在場，并互相給出證明。
第六條流程：機密檔案成形封存→檔案加密并規定相關權限和限密規定→定期檢查封存檔案的安全→如需使用，驗看相關手續和人員的權限規定→機密檔案限制使用并確保兩人以上在場，公司內使用必須在檔案管理員的要求地點使用，同時在規定時間內歸還，最遲不超過下班時間→借用并外出使用，具備相關權限方可行使借用權，同時有主管領導的書面授權→外借必須按時歸還，超時使用按違規、泄密處理→對不尊重管理人員行使職權和不遵守公司有關規定的，可予以制度處分→平時檔案定期檢驗和匯總會要審時，相關人員必須具備涉密權限→檔
案解密或銷毀時必須有兩人以上在場→作好相關記錄→記入檔案臺帳
合同臺賬、檔案管理制度
臺賬管理
第一條為保證合同臺賬資料完整、統一，規范企業各類合同的管理，特制定本辦法。
第二條凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，并向公關法務部備案。
第三條合同管理人員為簽訂合同的聯系人和法務聯絡員，負責合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。
第四條合同管理人員應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬，并對重大合同進行備案審查，協助法務部對合同管理的工作進行指導和檢查。
第五條合同臺賬采用表格式，一份合同填寫一張表格，建立一份檔案。
第六條合同臺帳應包括以下內容：
（一）合同名稱；
（二）合同主體；
（三）合同內容（含標的、數量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項）；
（四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；
（五）合同所附資料；
（六）其他應當記載的重要內容。
第七條合同臺帳應附以下資料：
1、合同正本或副本；
2、對方《企業法人營業執照》和資質等級證明等資料的復印件；
3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書及代理人身份證明；
4、補充合同、會議紀要、往來函電；
5、有關的重要資料。
第八條合同臺帳管理人員，有權對合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。
第九條使用或借用合同臺帳資料，應當辦理使用或借用手續，使用人或借用人應妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自涂改或更換；辦理結束后，應及時將使用或借用的合同資料歸還合同臺帳管理人員。若違反前款規定給企業造成不良后果，將追究相關責任人責任。
第十條本辦法由法務部制定并解釋，自頒布之日起執行。
檔案管理
為進一步規范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、 本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本（不包含勞動合同）。
二、 合同檔案管理原則
1、 合同檔案實行公司財務部集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、 財務部應指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門的合同管理工作。
3、 需以公司名義訂立各種履約性質的協議、文件的部門，為合同承辦部門，承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人，試用期內員工非經總經辦允許不得作承辦人。
三、 合同文檔的管理辦法
1、 合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。
2、 合同編號規則：承辦部門名稱首字母－合同簽署年、月份（六位）－順序號（三位）。示例：TGB－201102－001（推廣部2011年2月份第1號合同）
3、 合同管理實行承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門主管為第一責任人，承辦人為直接責任人?？偨涋k和審查會簽部門對應當提出相關意見而未提出的，應當承擔相應的責任。
4、 各相關部門和總經辦依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監察、審計。
5、 公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質的書面文件。
6、 合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責任制，合同履行及原始資料必須由財務部保管，承辦部門只留存影印件。
7、 保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協議，由財務部甄別并予以歸案。
8、 財務部要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。
9、 各部門員工可在財務部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進行登記，方可在財務部辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
10、 合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同
文檔的安全。
11、 借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
12、 合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
13、 已簽署的合同應明確支付方式及付款時間，并交予財務部及時催款。
四、 合同文檔的移交
1、 各部門在正式簽署合同后，須在一周內將合同正本原件移交財務部存檔。
2、 移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。倘若合同發生變更，則合同編號不予改
變。
3、 合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。
寧夏友廈建設集團有限公司
2010年9月27日
xxxxx有限公司
合同臺賬、檔案管理制度
第一條 合同的簽訂、履行由不同部門管理的，各部門可按照職責范圍登記合同臺帳的內容，但必須保證合同臺帳內容相互銜接，資料查閱及使用便捷。
第二條 合同備案臺帳所涉及的合同范圍，依照《合同法》的有關規定并結合公司實際，為下列合同：
（一）公司《合同管理辦法》規定的重要合同和重大合同；
（二）與同公司保持長期良好業務關系的重要客戶之間簽訂的合同；
（二）對公司的發展影響重大的合同；
（四）其他重大及法律關系復雜的合同。
對合同備案臺帳未涉及的合同，合同歸口管理部門應按公司合同管理有關要求，建立合同流水臺帳。
第十條 合同臺帳管理人員，有權對合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。
第十一條 使用或借用合同臺帳資料，應當辦理使用或借用手續，使用人或借用人應妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自涂改或更換；辦理結束后，應及時將使用或借用的合同資料歸還合同
臺帳管理部門。若違反前款規定給企業造成不良后果，將追究相關責任人責任。
第十二條 合同備案臺帳涉及的合同履行完畢或終止后十五日內，合同專業管理部門應將合同管理臺帳及所附資料移交合同歸口管理部門。
第十三條 本辦法由公司辦公室負責解釋。
第十四條 本辦法自 2009 年 1 月 1日起施行。
合同檔案管理制度
為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行集團公司管理中心集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、管理中心負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。
3、各業務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負責合同文檔管理。
三、合同文檔的移交
1、各分公司在正式簽署合同后須在一個月內將合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
5、合同文檔移交時，必須編制合同移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。
四、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。
2、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協議，由管理中心甄別并予以銷毀。
3、管理中心要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、管理中心主管領導簽字同意后，方可在管理中心辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同
文檔的安全。
7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
合同臺賬
合同臺帳包括合同登記臺帳、合同檢查臺帳、合同統計臺帳、．合同法律法規學習與培訓臺帳、合同專用章使用登記臺帳、合同文本領用登記臺帳、《授權委托書》使用登記臺帳。
（2）建立合同臺帳，旨在通過合同管理，管理本單位的生產經營行為，使決策者了解本企業的生產、銷售情況。 (3)合同綜合管理部門按合同類別建立健全合同匯總臺帳，分管單位（部門）應建立健全分類臺帳。 (4）合同臺帳要及時登記，全面填寫。 (5)合同臺帳須裝訂成冊，按檔案卷宗標準加封面。 合同臺賬都是自己設計的，主要目的是更好地管理合同。 主要欄目有： 合同的編號 合同名稱（合同性質） 合同的對方單位 合同的標的 合同的金額 合同的有效期 合同的責任部門及經辦人 合同實施的情況 合同的過期 合同臺賬都是自己設計的，主要目的是更好地管理合同。 主要欄目有： 合同的編號 合同名稱（合同性質） 合同的對方單位 合同的標的 合同的金額 合同的有效期 合同的責任部門及經辦人 合同實施的情況 合同的過期
（一）項目管理部分
1、施工項目部成立發文
2、施工項目部管理人員資格報審資料 3.項目管理實施規劃及報審表
4、施工強制性條文執行計劃及報審表 5.項目管理制度報審資料 6.施工進度計劃報審資料 7.施工進度調整計劃報審資料 8.工程施工停電計劃表 9.施工日志 10.施工月報
11、工程項目交底記錄
12、甲供設備材料需求計劃報審資料 13.乙供材料需求計劃 14.工程開工報審資料
15單位（分部）工程開工報審資料 16.工作聯系單
17、會議記錄（附件：簽到表） 18.文件收發記錄表
19、會議記錄問題執行反饋表 20.監理工程師通知回復單
（二）安全管理部分
1、安全施工有關法律、法規、技術標準、規程、規范等依據性文件（含有效文件清單）
2、施工安全管理工作制度
3、安全文件、安全簡報及收發、學習記錄
4、安全培訓、考試記錄及新進人員三級安全教育卡片； 5.安全例會及安全活動記錄
6、特種作業及專、兼職安全人員登記檔案
7、登高作業人員體檢情況登記表（含分包單位登高作業人員）
8、分包管理資料（主要包括分包計劃、分包單位資料報審資料、分包人員花名冊、分包單位管理人員資格報審資料、分包人員進出教育培訓資料、分包合同及安全協議） 9.環境因素、風險因素識別、風險評價和風險控制措施表 10.安全技術措施計劃（含文明施工措施計劃）及安全文明施工措施補助費使用記錄
11、安全用品臺賬及領用記錄
12、安全工器具臺賬及檢查試驗記錄
13、安全施工作業票及安全技術措施交底記錄 14.現場應急處置方案及演練記
15、安全檢查記錄及安全隱患整改通知單反饋記錄 16.工程項目安全管理自評價記錄 17.安全獎懲登記臺賬
18、各類安全報表及安全事故調查處理記錄
19．基建“安全年”活動資料（施工項目部“安全年”活動方案、“安全年”活動月度小結、“安全年”活動開展情況自評表）
20、施工項目部安全類數碼照片
（三）質量管理部分
1、質量通病防治措施報審資料
2、施工質量驗收及評定范圍劃分報審資料（土建和電氣） 4.計量器具臺賬
5、主要測量計量器具/試驗設備檢驗報審資料 6.試驗（檢測）單位資質報審表 7.分包單位資質報審表
8、主要材料及構配件供貨商資質報審資料 9.工程材料/構配件/設備進場報審資料 10.產品檢驗記錄
11、主要設備開箱申請表
12、主要設備（材料）開箱檢查記錄表 13.材料試驗委托單
14、工程材料/構配件/設備缺陷通知單 15.設備（材料/構配件）缺陷處理報驗表 16.特殊工種/特殊作業人員報審表 17.試品/試件試驗報告報驗表
18、同條件混凝土試塊養護溫度記錄 19.混凝土試塊抗壓強度匯總表
20、混凝土試塊抗壓強度匯總及評定表 21.跟蹤管理記錄
22、輸變電工程強制性條文執行記錄表 23.工程質量活動、質量檢查記錄 24.工程質量通病防治工作總結 25.過程質量檢查記錄 26.工程質量問題處理單 27.工程質量問題臺賬
28、分項工程質量報驗申請單
29、分部（子分部）工程質量報驗申請單 30.單位（子單位）工程質量報審表 31.工程質量中間驗收申請表 32.監理工程師通知回復單
33、標準工藝資料（包括標準工藝書籍及光盤、標準公司實施應用方案、項目標準工藝應用清單、標準工藝執行檢查表、標準工藝分析會紀要）
34、施工項目部質量類數碼照片
合同檔案管理制度
為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件、應標文件、技術方案、合同文本、二次設計方案、工程會議記要、竣工資料等。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案管理實行網絡管理體系，由公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門的合同管理工作。
3、辦公室應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網絡人員負責合同文檔管理。
三、合同檔案管理的移交
1、公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交辦公室存檔。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
3、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。
四、合同文檔管理辦法
1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。
3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、辦公室應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各部門員工可在主管領導同意的情況下，到辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門主管領導、總經理簽字同意后，方可在辦公室辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全
7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
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